Documenti in ufficio: facciamo ordine
Fatture, preventivi e appunti sparsi: operare in un ufficio caotico può diventare un vero incubo, con conseguenze disastrose anche sul rendimento lavorativo. Mantenere tutto in ordine è fondamentale per poter lavorare con serenità: l'organizzazione e la semplicità sono infatti i due pilastri su cui si deve basare ogni postazione lavorativa.

Da dove iniziare allora? Anzitutto è fondamentale eliminare tutto ciò che è inutile, come ad esempio materiale pubblicitario non più aggiornato, attrezzature obsolete o peggio ancora irrimediabilmente rotte. Una volta stabilito cosa davvero serva e cosa no, possiamo finalmente dedicarci a sistemare e archiviare i documenti: basterà seguire un ordine logico prestabilito che generalmente va dal piccolo al grande.

L'importanza dell'organizzazione sta tutta nello stabilire una regola iniziale: ha poco senso munirsi di classificatori e raccoglitori se poi non si rispetta una chiave di archiviazione per le centinaia di fogli stampati che si producono ogni giorno in ufficio. I documenti singoli quotidiani saranno accorpati in cartelline che poi aggiorneranno faldoni ad archiviazione mensile i quali a loro volta saranno sistemati in appositi mobili, come gli armadi in metallo.

I prodotti indispensabili per l'ordine in ufficio
Per un ufficio efficiente abbiamo necessariamente bisogno di alcuni prodotti di uso quotidiano: esaminiamoli meglio.

Le cartelline sono delle protezioni in plastica o cartoncino dove possono essere riposti anche fogli anche sparsi. Sono utili per la quotidiana archiviazione di documenti che verranno poi smistati o revisionati. A loro volta possono essere usate singolarmente o accorpate, se le loro dimensioni lo consentono, in faldoni e classificatori.

I raccoglitori sono ottimi per raccogliere quantità più corpose di documenti, come ad esempio bollette o fatture. In molti casi per accorpare i documenti è necessario o inserirli in buste plastificate o bucarne i bordi.

I faldoni svolgono la stessa funzione dei raccoglitori ma contengono dimensioni maggiori di documenti: ecco perché si è soliti usarli per archiviare grosse quantità di documentazione, come ad esempio le fatturazioni mensili. Sono di solito muniti di un'etichetta sul bordo per permetterne il riconoscimento veloce.

I classificatori, spesso accorpati in appositi armadi in metallo, permettono l'archiviazione ordinata di rubriche o materiale organizzato secondo un ordine alfabetico come ad esempio schedari o raccolte per cliente.

I mobili adatti per l'ordine in ufficio
Anche il giusto arredamento per ufficio fa la differenza: una volta stabilito l'ordine logico per la classificazione dei documenti, gli armadi in metallo, cassettiere e gli altri mobili per l'archiviazione ci permetteranno di poter sistemare sulle loro mensole i faldoni e i raccoglitori in una postazione accessibile ma stabile. Si tratta di mobili pratici e sicuri dal design pensato appositamente per l'uso lavorativo ma non è detto che non si possano adattare allo stile che avete scelto per il vostro ufficio.

Un ufficio efficiente e organizzato permette non solo di fare ordine ma anche di mantenerlo e, come è risaputo, l'ordine dell'ambiente che ci circonda si ripercuote sul nostro ordine mentale.

Lavorare in un posto ordinato e preciso ci permette di avere il giusto spirito per raggiungere i nostri obiettivi lavorativi senza stress per noi, per i nostri colleghi e anche per i nostri clienti.

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