Come scegliere e organizzare il raccoglitore ad anelli in ufficio

Raccoglitori ufficio

I vostri fascicoli sono sempre in disordine e ogni volta dovete perdere tempo prezioso alla ricerca di ciò che vi serve?

Per evitare situazioni caotiche e dare ordine ai documenti dell’ufficio è d’obbligo l’utilizzo di sistemi di archiviazione particolari.

Uno di questi sistemi è il raccoglitore ad anelli che oltre a permettervi di archiviare i fascicoli in modo ordinato per argomento, è equipaggiabile di una etichetta sul dorso per indicarne il contenuto, così da essere rapidi poi nella ricerca dei documenti di cui siamo alla ricerca.

Il raccoglitore è caratterizzato da da degli anelli metallici, solitamente di forma rotonda, ma talvolta a forma a D o quadrata, all’interno dei quali vengono bloccati i fogli perforati o le buste perforate, così da poterli ordinare nella sequenza desiderata.

Gli anelli possono inoltre avere varie dimensioni e solitamente crescono al crescere del dorso del raccoglitore. Tuttavia bisogna stare attenti anche alla dimensione di questi ultimi, perché la quantità dei documenti che desideriamo inserire sia poi effettivamente archiviabile, così da poter sfruttare a pieno lo spessore del dorso dei raccoglitori ad anelli per archivio.

Questi anelli possono essere bloccati manualmente o attraverso un sistema a leva.

Infatti, sebbene si utilizzi il termine raccoglitori da anelli per indicare tutta questa tipologia di supporti per l’archiviazione, in realtà se ne possono distinguere due tipologie:

• I raccoglitori ad anelli propriamente detti: conosciuti anche come quaderni ad anelli, utilizzati per tutti quei documenti che devono essere e consultati frequentemente, ma tuttavia poco indicati per l’archiviazione della documentazione a lungo termine. Infatti, anche se non è sempre vero, la maggior parte dei raccoglitori ad anelli è caratterizzato da un sistema a 4 anelli, mentre tutti i registratori a leva hanno solo due anelli centrali, questo ha un impatto sulla praticità della consultazione: sicuramente un raccoglitore 4 anelli è più ordinato da sfogliare rispetto ad un raccoglitore 2 anelli.
• Registratori a leva: questa tipologia di raccoglitori per ufficio sono molto più indicati nell’archiviazione dei documenti, sebbene siano pratici anche per la consultazione (a differenza, ad esempio, dei classici faldoni con lacci). Infatti questi accessori per l’archivio sono semplicemente consultabili grazie agli anelli che permettono lo scorrimento ordinato delle pagine, tanto più se organizzati attraverso cavalierini. Sono però, a differenza dei raccoglitori ad anelli veri e propri, anche adatti all’archiviazione in archivio, perché sono solitamente già equipaggiati di etichetta sul dorso per catalogarne il contenuto e dotati di occhiello d’estrazione o di altro sistema per tirarli fuori comodamente dall’archivio. Inoltre questo tipo di archiviatore è un raccoglitore ad anelli con custodia, quindi essendo contenuto all’interno di una custodia in cartone, il raccoglitore è più semplice, rispetto ad un comune raccoglitore ad anelli, da affiancare ad altri raccoglitore all’interno di un archivio

Nella scelta del raccoglitore ad anelli, quindi:

• Dovete chiedervi se avete bisogno di un sistema per tenere in ordine documenti da consultare giornalmente o saltuariamente e da riporre poi puntualmente all’interno dell’archivio. Nel primo caso vi orienterete sui raccoglitori ad anelli, mentre nel secondo caso vi orienterete sui registratori a leva.
• Per quanto riguarda il meccanismo di chiusura dovrete valutare diversi elementi: scegliere il tipo di meccanismo che fa al caso vostro (anelli tondi, quadrati o a D),la chiusura manuale o a leva, il numero di anelli, 2 o 4, e, infine, la dimensione degli anelli desiderata (che comunque dovrebbe andare di pari passo con la dimensione del dorso).
• Dovrete valutare lo spessore del dorso: questo elemento va scelto in base alla quantità di documenti che dovrà essere archiviata all’interno di ogni raccoglitore.
• Dovrete tener conto della presenza o meno della custodia, utile quando i documenti devono essere inseriti nell’archivio con una disposizione regolare.
• la presenza di sistemi per l’estrazione, come il classico anello di estrazione o la meno comune livella a scomparsa.
• il materiale che lo compone. Solitamente le opzioni sono due: i raccoglitori in cartone rivestito o i raccoglitori in PPL, cioè in polipropilene. scegliete i secondi se avete bisogno di un accessorio per l’archiviazione più durevole nel tempo.
• Formati del raccoglitore. Il raccoglitore per eccellenza, quello più acquistato da ufficio per l’uso privato è il raccoglitore ad anelli a4, adatto infatti ad archiviare i documenti maggiormente stampanti, cioè quelli su carta A4. Di questa tipologia di raccoglitori, dobbiamo distinguere quelli in formato commerciale da quelli in formato protocollo. Adesso sicuramente ti starai chiedendo se hai bisogno di raccoglitori formato commerciale o protocollo. Vediamo qual’è la differenza. I raccoglitori in formato protocollo hanno una dimensione utile per quanto riguarda l’altezza leggermente maggiore rispetto a quelli in formato commerciale, così da consentire l’archiviazione anche di documenti all’interno di buste perforate. Il raccoglitore ad anelli di cui abbiamo bisogno può poi essere un raccoglitore ad anelli orizzontale per quei documenti che sono stampati orizzontalmente sulla pagina anziché verticalmente. Si tratta solitamente di raccoglitori a3, quindi di grande formato, dal momento che i documenti in formato A3 sono quelli più spesso stampati in questo senso sulla pagina. Esistono infine i raccoglitori a5, un raccoglitore ad anelli piccolo per archiviare bollette, schede e tutti quei documenti stampati su fogli a3.

Il raccoglitore ad anelli è semplicemente organizzabile attraverso vari accessori per l’archiviazione che rendono il suo utilizzo molto flessibile:

• Etichette. Il registratore a leva solitamente ha già un’etichetta applicata sul dorso per indicarne il contenuto, ma talvolta ha una tasca che rende semplice destinare il registratore a diversi utilizzi nel tempo, sostituendo l’etichetta rimovibile all’interno della tasca. In realtà esistono anche etichette per raccoglitori molto coprenti che possono essere applicate sopra le vecchie etichette per un nuovo utilizzo del registratore.
• Intercalari e cavalierini: il raccoglitore da anelli con divisori è molto pratico per tutti quei documenti che devono essere consultati frequentemente e che raccolgono al loro interno fascicoli che fanno riferimento a sottocategorie inerenti al solito argomento

Se avete scelto dei raccoglitori ad anelli personalizzabili, inoltre, sarà possibile inserire all’interno del raccoglitore ad anelli con tasca frontale un foglio nel formato del registratore per personalizzarne la copertina, in modo creativo o pratico, riportano semplicemente una dicitura che stia ad indicare quali documenti sono raccolti al suo interno.

Quando acquistiamo per il nostro ufficio una grossa mole di raccoglitori per documenti, necessariamente daremo un occhio anche al prezzo.

Bisogna stare attenti tuttavia a non scendere troppo a compromessi con il costo in quanto registratori in vendita ad un prezzo più elevato hanno meccanismi di chiusura precisi e garantiti per un numero maggiore di aperture e chiusure, nonché sono prodotti in materiali che li rendono più durevoli.

Detto ciò su LoveOffice abbiamo in vendita registratori e raccoglitori ad anelli dei migliori marchi con i prezzi più convenienti, come i raccoglitori ad anelli Oxford, i raccoglitori ad anelli Favorit ed i raccoglitori Esselte Essential!