L’obbligo del distruggi documenti con la nuova normativa sulla protezione dei dati (GDPR)

Successivamente all’approvazione del GDPR da parte dell’UE avvenuta nell’aprile del 2016, dal 25 maggio 2018 tale normativa è entrata in vigore in tutta l’Unione Europea e ha coinvolto imprese, aziende ed istituzioni pubbliche.

Perché acquistare un distruggi documenti?

Perché non solo i dati detenuti sotto forma elettronica (indirizzi mail etc.), ma anche quelli conservati in forma cartacea sottostanno al nuovo GDPR.
Questo significa che gli archivi contenenti documenti cartacei riguardanti dati sensibili dovranno non solo essere conservati in modo sicuro, ma anche distrutti quando non più essenziali attraverso l’utilizzo di un trita documenti che ne renda impossibile o quantomeno molto difficoltosa la ricostruzione.

Per coloro che si sottraggono a questo obbligo i rischi non sono pochi: la multa può raggiungere o superare addirittura i 20 milioni di euro.

Per questo motivo oggi molte aziende, anche di dimensioni medio-piccole, stanno correndo ai riparti attraverso l’acquisto di un distruggi documenti professionale.

Come funziona il distruggidocumenti?

I distruggi documenti si differenziano in base al tipo di taglio che producono in:

• Distruggidocumenti a strisce. Questo tipo di trita documenti taglia il documento che inseriamo al suo interno in 36-75 strisce ed è appropriato per distruggere documenti per i quali è richiesta una classe di sicurezza P-1/P-2 (come ad esempio cataloghi, annotazioni ed altri documenti che se non distrutti non metterebbero a rischio l’utente per un possibile furto d’identità);
• Distruggi documenti a frammenti. Questi distruggidocumenti sono adatti a distruggere documenti riservati, come quelli contenenti informazioni personali o con informazioni rilevanti per il konow-kow aziendale. Questo tipo di distruggi documenti appartengono alle classi P-3 e P-4 e distruggono i documenti cartacei in 312 frammenti.
• Distruggi documenti a microframmenti. I distruggi documenti a microframmenti permettono di tenere al sicuro informazioni che se divulgate potrebbero avere effetti molto negavi per l’azienda poiché contenti segreti professionali, dati confidenziali, informazioni relative all’amministrazione, a dati finanziari etc.

Ma allora quale distruggi documenti scegliere?

Sebbene possiamo essere tentati ad acquistare il primo distruggi documenti in offerta, la scelta del trita documenti dovrà essere fatta in base almeno a 3 variabili principali:

• Il grado di sensibilità e di riservatezza dei dati contenuti all’interno dei nostri documenti;
• Il volume di documenti che produciamo giornalmente;
• Il tipo di supporto sul quale questi documenti sono conservati (cartaceo, magnetico etc.).

Vediamole una alla volta.

Quindi la prima domanda che dobbiamo porci quando ci avviciniamo alla scelta della macchina distruggi documenti che fa al caso nostro è: qual’è il livello di riservatezza dei documenti che dobbiamo distruggere?

Per aiutarci a rispondere a questo primo quesito è sufficiente risalire alla classe di sicurezza del distruggi documenti alla quale appartiene il trita carta che stiamo valutando.

Le classi di sicurezza esistenti sono 7 (dalla P-1, la meno sicura, alla P-7, quella che garantisce il maggior grado di sicurezza) e crescono al diminuire della dimensione dei frammenti prodotti, per questo motivo solo i tritacarta appartenenti alle classi di sicurezza maggiori o uguali alla P-4 soddisfano la normativa del GDPR.

Scala ufficiale per valutare il grado di sicurezza del distruggi documenti:

Tipo distruggi documenti	LIVELLO DIN	Frammento	Tipo di documento
A striscia	P-1 e P-2	Circa 36-75 strisce per foglio A4. Strisce di 5,8	Per documenti per i quali è richiesto un grado di sicurezza di base.
A frammento	P-3	Circa 312 frammenti per foglio A4. Frammento di 4x 50 mm.	Per documenti confidenziali: difficile da ri- assemblare e da leggere.
A frammento	P-4	Circa 421 frammenti per foglio A4. Frammento di 4×38 mm.	Destinato ai documenti confidenziali che una volta distrutti saranno estremamente difficili da assemblare e leggere.
A micro-frammento	P-5	Circa 2.000 frammenti per foglio A4. Micro frammento di 2×15 mm.	Documenti altamente confidenziali. Virtualmente impossibile da assemblare e leggere.
Super micro frammento	P-6	Circa 6.000 frammenti per foglio A4. Micro frammento di 0,8×12 mm.	Per esigenze di alta sicurezza. Ad esempio per enti governativi.
Alta sicurezza	P-7	Circa 15.000 frammenti per foglio A4. Micro frammento di 0,8×5 mm.	Per documenti altamente confidenziali che richiedono il più alto livello di sicurezza precauzionale.

In base all’utilizzo che dovremo farne opteremo per un distruggidocumenti per uso personale o domestico per un distruggidocumenti da ufficio o per un distruggidocumenti industriale, in grado di tritare grandi quantità di documenti in carta in poco tempo. La scelta del distruggidocumenti, quindi, non potrà non prendere in considerazione la quantità di documenti da distruggere: se si ha bisogno di un trita carta rapido, anti-inceppamento e con veloci tempi di raffreddamento, dal momento che dovrà smaltire una quantità di documentazione elevata, allora la scelta ricadrà su un prodotto di fascia media o alta. Chi invece deve distruggere documenti occasionalmente potrà scegliere un modello di fascia bassa.

Veniamo ora al terzo criterio che dobbiamo prendere in considerazione quando scegliamo il nostro distruggidocumenti: quali materiali dovrà distruggere oltre alla carta. Se desiderate distruggere i vostri fascicoli senza dover prima rimuovere i punti metalli o le graffette che tengono assieme i fogli dovrete scegliere un distruggi documenti che non si danneggi tritando queste parti di metallo, mente se dovrete occasionalmente distruggere anche carte di credito e CD assicuratevi di acquistare un trita documenti adatto a questo utilizzo.

Dove acquistare distruggi documenti

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