Tutti i modi migliori per organizzare i documenti in ufficio

Il tema che tratteremo oggi è molto caro a tutti quegli uffici e studi in cui i documenti devono essere archiviati con cura per due principali scopi:

• recuperare al bisogno i documenti che servono: per fare ciò è necessario che i fascicoli siano stati catalogati e archiviati in modo che il contenuto sia facilmente individuabile;
• non perdere nessun incartamento.

I sistemi di archiviazione dovranno quindi essere scelti in base alle specifiche esigenze di quel particolare ufficio, azienda etc.

Ad ognuno il suo mobile per l’Archiviazione!

Ad esempio, gli ambulatori medici usano archiviare e catalogare le cartelle cliniche dei pazienti attraverso classificatori per cartelle sospese.

Il sistema di archiviazione delle cartelle sospese è molto efficace quando ogni cartella deve contenere un fascicolo di documenti non troppo voluminoso: grazie ai cavalierini sui quali saranno scritti i nomi ed i cognomi dei pazienti e grazie all’archiviazione ordinata in ordine alfabetico sarà un gioco da ragazzi individuare rapidamente ciò che ci serve.

Esistono tre tipologie principali di archiviatori per cartelle sospese:

• lo schedario per cartelle sospese, un particolare supporto per cartelle sospese da inserire all’interno di armadi, per trasformare un qualunque mobile in un armadio archivio!
• la cassettiera per cartelle sospese: un mobile classificatore caratterizzato solitamente da uno o due cassetti all’interno dei quali le cartelle sospese sono inserite su delle guide che permettono di spostarle con facilità;
• classificatori per cartelle sospese mobili, cioè dei carrelli con rotelle con particolari alloggiamenti per le cartelle sospese. Questi classificatori sono molto utili quando sono necessari degli spostamenti da una stanza all’altra e le cartelle devono essere sempre a portata di mano.

Quando acquistate il vostro mobile per cartelle sospese fate attenzione all’interasse, che deve essere scelto in base alle misure delle cartelle sospese che ospiteranno.

Veniamo ora ad un’altra modalità di archiviazione dei documenti cartacei.

Come sappiamo, tipicamente gli studi notarili archiviano i documenti dei clienti in faldoni, solitamente indicando sul dorso del faldone il numero della pratica contenuta al suo interno.

Conservare documenti in un faldone con lacci è infatti il metodo migliore per catalogare e conservare documenti che devono essere consultati raramente ma che hanno necessità di non essere perduti.

Per uno studio notarile o uno studio legale che gestisce pratiche relative a moltissimi clienti e che deve conservare tale documentazione per un decennio non è cosa da poco quella non solo di trovare uno spazio adeguatamente ampio, ma anche di organizzarlo al meglio per sfruttare al massimo gli spazi a disposizione. Dove collocare allora tutti questi faldoni?

La soluzione migliore è quella di creare delle grandi scaffalature metalliche. La scaffalatura di metallo è quindi necessaria per tutte quelle professioni che devono conservare per legge una grande mole di documenti per molti anni. Qui si potranno archiviare i faldoni in ordine numerico in modo da individuare rapidamente il loro contenuto quando necessario.

Le scaffalature di metallo di LoveOffice sono particolarmente funzionali, in quanto:

• i ripiani sono posizionabili a distanze differenti in base alle esigenze specifiche;
• i ripiani possono essere scelti in metallo o in truciolato;
• alcune scaffalature sono dotate di staffe metalliche che permettono l’archiviazione di cartelle sospese.

Un terzo metodo di archiviazione utile invece per tutti quei documenti che devono stare all’interno degli uffici amministrativi e a portata di mano, è quello degli armadi archivio con ante scorrevoli o con ante battenti.

Un armadio archivio in metallo che ospita un gran numero di registratori infatti, a differenza delle scaffalature metalliche, permette di tenerli al riparo dalla polvere e di nascondendoli alla vista.

Per questo l’armadio metallico è la soluzione migliore per quei documenti che devono essere consultati spesso, e che quindi devono essere collocati all’interno degli uffici che si occupano di amministrazione e non in un ambiente separato.

LoveOffice, inoltre dispone anche di armadi di metallo porta scope, utili per organizzare i prodotti e gli strumenti necessari alla pulizia degli ambienti di lavoro.

Infine il quarto ed ultimo metodo per organizzare gli incartamenti, è quello destinato alla maggior parte degli uffici e degli studi arredati con un arredo ufficio operativo o direzionale: mobili a giorno ed armadi libreria realizzati tipicamente in melaminico laminato che rende la superficie bella da vedere e semplice da pulire.

Questo tipo di mobili da ufficio, dal momento che sarà utilizzato per organizzare i documenti all’interno di uffici aperti al pubblico o di studi in cui i clienti vanno e vengono, dovrà essere scelto in base all’arredo ufficio già presente, mantenendo le stesse linee e colori, per dare un senso di continuità ed armonia all’ambiente.

All’interno di questi mobili per ufficio potranno essere collocati fascicoli raccolti all’interno di registratori a leva o di raccoglitori ad anelli, avendo sempre l’accortezza di indicare su un’etichetta apposta sul dorso i documenti contenuti.