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Come organizzare un archivio documenti

Una delle cose più importanti in un ufficio, pubblico o privato che sia, è l’ordine che deriva da un’organizzazione impeccabile. È dunque fondamentale conoscere i migliori metodi per realizzare un archivio cartaceo. Per avvalersi di un archivio più efficiente e funzionale possibile, si dovranno archiviare i documenti in maniera accurata. Per riuscire nell’intento si potranno usare accessori come raccoglitori ad anelli, classificatori per ufficio, cartelline portadocumenti e schedari per ufficio.

Una corretta organizzazione permetterà di evitare errori, stress, disordine e un calo della produttività. Con un archivio ben sistemato, infatti, si potranno ritrovare i documenti necessari senza fatica e senza perdite di tempo.

Come si fa un archivio cartaceo?

Quando pensiamo a come organizzare un archivio cartaceo, è bene innanzitutto considerare le principali metodologie di archiviazione: in ordine numerico, cronologico o in ordine alfabetico. Qualunque sia la soluzione preferita occorrerà stabilire delle regole ben precise che andranno a regolare l’organizzazione dell’archivio.

Ad esempio, si potrà decidere di organizzare l’archivio cartaceo in ordine cronologico. Perciò, si potranno posizionare sugli scaffali dei raccoglitori ad anelli, dei classificatori per ufficio, delle cartelline portadocumenti o degli schedari per ufficio. All’interno dei contenitori scelti si potranno inserire i documenti di un determinato anno, organizzati in ordine numerico o alfabetico a seconda del tipo di documento.

Il sistema scelto potrà rivelarsi molto funzionale nel momento in cui si andranno a cercare i documenti. Infatti, considerando il metodo in cui sono stati sistemati, si potrà trovare più facilmente ciò di cui si ha bisogno.

Qualunque sia il metodo scelto per l’organizzazione dell’archivio cartaceo, è da ricordare una cosa: è sempre importante effettuare una suddivisione in categorie (ad esempio l’anno) e sottocategorie (l’ordine numerico all’interno dei faldoni). Questo permetterà in ogni eventualità di migliorare la reperibilità dei documenti stessi e di ottimizzare le tempistiche di ricerca.

È inoltre consigliabile etichettare i raccoglitori ad anelli o i classificatori per ufficio che sono stati utilizzati. In alcune cartelline portadocumenti e schedari per ufficio sono già presenti gli appositi spazi per inserire l’etichetta.

Cosa serve per l’archivio cartaceo?

Ma di cosa abbiamo bisogno per creare il nostro archivio? Innanzitutto è necessario trovare l’ambiente adeguato all’interno del quale si potranno posizionare degli ampi scaffali. In alcuni casi si potrà utilizzare anche una stanza intera e decidere di montare librerie molto alte. Nelle aree superiori, ovviamente, si potranno mettere i documenti meno usati durante la quotidianità (ad esempio quelli degli anni precedenti). Una volta scelti gli scaffali, si potranno selezionare gli altri elementi utili alla creazione dell’archivio cartaceo.

Sono cartelle con tre lati rigidi di una certa robustezza, dotati di un comodo sistema per la chiusura. Le loro dimensioni permettono di contenere una notevole quantità di altre cartelle e sottocartelle.

La principale caratteristica dei raccoglitori ad anelli è quella di permettere la consultazione dei documenti in essi contenuti in modo rapido ed agevole. A seconda dell’utilizzo che se ne dovrà fare e alle dimensioni dei documenti da raccogliere nell’archivio cartaceo, si possono scegliere in differenti formati (A4, A3, A5).

I classificatori per ufficio permettono una pratica archiviazione di documenti. La loro struttura, studiata proprio per favorire la realizzazione di un funzionale archivio cartaceo, assicura inoltre una facile e veloce consultazione.

Le cartelline portadocumenti servono per archiviare i documenti in modo molto dinamico. Sono utilissime per favorire la corretta gestione della documentazione prima di passare all’archiviazione definitiva. Possono essere utilizzate singolarmente oppure contenute a loro volta in faldoni e classificatori per ufficio.

Anche gli schedari sono molto utili per la realizzazione di un archivio cartaceo. Possono essere da tavolo e a mobiletto: tutto dipende dalla tipologia dei documenti che devono essere archiviati. Sono utilizzati per la gestione del flusso di lavorazione dei documenti prima della loro classificazione ed archiviazione definitiva.

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